Gestão de Tempo é uma das melhores habilidades que se possa ter – tanto para vida profissional quanto para vida pessoal – Se uma pessoa não possui um bom gerenciamento de seu tempo, logo esta irá se encontrar no meio de pandemônio em suas responsabilidades e dia a dia.
O que é Gestão de Tempo?
Gestão de Tempo é a habilidade de poder consolidar e programar todo trabalho ou responsabilidades dentro de um tempo estimulado e disponível, ações como priorização de atividades com base de nível de importância é a chave para uma gestão eficiente de tempo. A utilização desta habilidade dentro do ambiente empresarial ou pessoal cria uma boa reputação demonstrando eficiência nas conclusões de suas tarefas.
Uma boa parte das pessoas não conseguem gerir seu tempo de forma efetiva e eficiente, isso ocorre, pois, muitas pessoas tentam de forma literal “controlar o tempo”, digamos as horas, sendo que isso se torna impossível e o tempo que realmente conseguimos controlar acaba sendo o nosso “tempo mental”. Já devem ter notado que o “tempo voa” quando se está engajado em uma atividade e quando o “tempo se arrasta” nossas mentes não estão engajadas no trabalho ou em alguma tarefa.
Portanto é importante ter em mente que “tempo” em si é mais uma realidade mental e que desde já o “tempo” é criado, portanto pode ser gerido de forma efetiva tanto para sua vida pessoal ou profissional.
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Importância da Gestão de Tempo
Saber lidar com a “arte” de Gestão de Tempo traz vários benefícios que pode impactar de forma efetiva e positiva especialmente na vida profissional, a seguir podemos ver alguns desses benefícios podem trazer:
- Melhor gerenciamento de tarefas
- Maior produtividade
- Sem níveis de estresse
- Melhor equilíbrio trabalho-vida
Entretanto, se não possuir uma boa forma de gerir o tempo, podem ter consequências indesejadas no seu dia a dia, como por exemplo:
- Prazos perdidos e Má qualidade de trabalho
- Níveis de estresse mais altos
- Desequilíbrio de trabalho e vida
- Experienciar síndromes de Burnout
Portanto, ter uma eficiente estratégia de gestão de tempo, colaboradores, líderes, empreendedores terão suas horas de trabalho de forma muito mais eficiente e produtivas que irão trazer um efeito positivo para a equipe e o ambiente de trabalho.
Habilidades para Gestão de Tempo
Possuir habilidades que permitem uma boa forma de gestão de tempo simplesmente permite que possa ser realizado todas e qualquer atividades de forma efetiva e não apenas realizando “mudanças de tarefas”, isso simplesmente significa que as equipes que conseguem realizar essas tarefas utilizam-se das boas habilidades de gerir seu tempo, são elas:
Estabelecer Metas
Para estabelecer metas é importante ter conhecimento da situação em que se encontra, experiências e planejamento futuros, é importante também reconhecer que para o estabelecimento de metas é preciso ter um plano de ação eficaz com condicionalidade e caminhos alternativos para seus objetivos.
Dividindo tarefas em passos
Uma habilidade muito importante para gestão de tempo é não querer apressar tudo para atingir seus objetivos de forma rápida e ineficaz ou incompleta, portanto, é importante saber separar as tarefas em metas em passos de forma lógicas que possam ser realistas e alcançáveis. Utilizando passos para tarefas não só permite as tarefas ocorrerem de forma fluida como também economiza tempo.
Priorização
A priorização é uma forma de organizar as tarefas classificando-as como mais importantes e questões de simplicidade e dessa forma podendo tomar decisões de tarefas mais importantes e dedicando tempos maiores a elas. A dedicação desses tipos de tarefas evita dessa forma a tendência natural de acumular tarefas.
Perseverança
Um importante traço em um líder que sabe ter uma atitude positiva em relação aos fracassos e as frustrações do dia a dia, reconhecer erros e atrasos são essenciais para poder lidar com as dificuldades do dia a dia; as lições aprendidas podem nos ajudar a lidar com situações futuras.
Comunicação e Planejamento
Desenvolver uma boa habilidade comunicativa permite que os líderes possam apresentar seus planos e metas de forma clara e objetiva para sua equipe. Permite também que possa delegar tarefas, o que permite focar em tarefas mais importantes e que exigem mais tempo a ser utilizado para desenvolvimento e alinhamento das metas.
A habilidade de planejar é fundamental para gerenciamento de tempo. Sendo eficiente no planejamento do dia e de tarefas é importante para saber separar momentos necessários para reuniões organizadas e se manter no ritmo e programação das tarefas e agendamentos.
Delegar
Ser um bom gerente de tempo significa concluir um trabalho que ajudará a sua empresa a atingir seus objetivos. Embora esta habilidade seja mais frequentemente feita por gerentes, a prática de delegação de tarefas permite que possa gerenciar o tempo de forma mais efetiva quando estiver gerenciando um projeto.
Gerenciamento de Estresse
Para praticar uma boa gestão do tempo, deve estar atento à sua saúde mental. Lidar com o estresse de forma positiva pode ajudá-lo a se manter motivado e ter um bom desempenho ao cumprir sua agenda. Isso pode ser realizado incluindo pequenas pausas durante o seu dia, ou recompensando-se de pequenas maneiras ao realizar tarefas.
Levar tempo para desenvolver cada uma dessas habilidades o ajudará a organizar seu trabalho diário, quer que esteja em um emprego, procurando um emprego, tentando desenvolver uma nova competência ou gerenciando algum projeto.
Tomando Decisões
A habilidade de realizar planos e gerenciar tempo depende de como líderes lidam com as suas tomadas de decisões, abaixo podemos ver cinco decisões que podem ser tomadas por pessoas nas capacidades de liderança:
- Realizando Ações por conta própria
- Delegar atividades por pessoas mais qualificadas ou que possuem disponibilidades maiores
- Programar para realizar atividades de acordo com níveis de dificuldade e urgência
- Pode Eliminar atividades que não irão agregar valor ou que estão prejudicando o gerenciamento do trabalho.
Muitos líderes ou pessoas em posições de liderança, muitas vezes não possuem boas práticas ou habilidades para realizarem gerenciamento de tempo, por afirmarem que “não possuem tempo para realizar essas práticas”, pois afirmarem que possuem “muitas tarefas a serem realizadas no dia”. Líderes devem ser mais sábios quanto à delegação e honestos com eles mesmo em relação à procrastinação. Os líderes que administram seu tempo efetivamente diminuem a quantidade de estresse que criam para si mesmos, e o resultado de seus esforços incluem tornar-se mais eficientes, mais bem sucedidos e, em geral, mais saudáveis física e mentalmente.
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