O gerenciamento de mudanças é o processo de implementação de estratégias para efetuar mudanças, controlar mudanças e ajudar as pessoas a se adaptarem às mudanças que ocorrem nos objetivos, processos ou tecnologias de uma organização.

 Uma estratégia de gerenciamento de mudanças deve considerar como um ajuste ou substituição terá impacto sobre os processos, sistemas e funcionários dentro da organização.

Um processo de planejamento e teste da mudança deve ser desenvolvido, juntamente com um plano de comunicação para comunicar e programar a mudança. A documentação das mudanças deve ser feita, e seus efeitos devem ser avaliados.

A gestão de mudanças – os processos pelos quais as organizações instituem, implementam e sustentam mudanças – amadureceu ao longo dos últimos 25 anos. 

para que as mudanças sejam bem-sucedidas, devemos preparar indivíduos para elas, equipá-los com os conhecimentos e habilidades necessários e ajudá-los a adotar as mudanças. Sem a adoção, as mudanças não serão bem-sucedidas e não conseguiremos os resultados desejados.

Como A Gestão De Mudança Funciona?

Todas as teorias de gerenciamento de mudanças concordam que, por sua natureza, nenhuma mudança acontece isoladamente.

Todas as mudanças afetam toda a organização e todas as pessoas que a compõem – para o melhor e para o pior. Com uma boa gestão da mudança, você pode encorajar todos a abraçar sua nova maneira de trabalhar.

 A fim de compreender a gestão da mudança, é útil aplicar seus conceitos e ferramentas a áreas específicas de negócios.

O gerenciamento de mudanças normalmente consiste em um plano de comunicação, no qual os líderes executivos ou gerentes de projeto comunicam que há mudanças chegando. Mas o gerenciamento de mudanças vai além da simples comunicação do que está mudando, como a implementação de um sistema ou uma aquisição.

Uma Estrutura Mais Flexível

As organizações adotam a disciplina de gestão da mudança de diferentes maneiras, dependendo de suas necessidades comerciais. Por exemplo, elas têm uma implementação tecnológica obrigatória que pode se beneficiar da gestão da mudança, ou decidem investir na gestão da mudança como uma capacidade organizacional para apoiar o crescimento agressivo dos negócios.

Em outras palavras, o gerenciamento da mudança pode variar em escopo e objetivo para cada organização, por isso é especialmente importante que as empresas alavanquem uma abordagem estruturada, porém flexível, para gerenciar a mudança em suas organizações.

Gestão De Mudança Para Gestão De Projetos

Uma das responsabilidades mais importantes para um gerente de projeto é a gestão de mudanças. Cada pedido de mudança deve ser avaliado quanto ao seu impacto no projeto, e o gerente de projeto deve examinar como uma mudança em uma área do projeto poderia afetar outras áreas e que impacto essa mudança poderia ter sobre o projeto como um todo. Os pontos que são afetados aplicando a gestão de mudança são:

• Escopo: As mudanças em um projeto devem ser avaliadas para garantir que elas não afetem o escopo do projeto.
• Custo:  Para determinar o impacto das mudanças propostas nos custos do projeto, um gerente de projeto deve avaliar cada pedido de mudança e suas tarefas relacionadas. A mão-de-obra é tipicamente a maior despesa em um projeto, portanto, o excesso de mão-de-obra pode conduzir rapidamente a mudanças nos custos do projeto.
• Qualidade: A qualidade deve ser avaliada quando são solicitadas mudanças, pois o cronograma do projeto pode ser afetado por uma aceleração. Mudar os detalhes do projeto muito cedo pode resultar em defeitos causados pela pressa.
• Planejamento: Quando os pedidos de mudança são apresentados, é importante avaliá-los a fim de determinar como eles irão alterar o cronograma do projeto.
• Comunicação: Quando um pedido de mudança aprovado é comunicado às partes interessadas apropriadas, ele deve ser feito no momento apropriado.
• Riscos: Uma avaliação dos pedidos de mudança deve ser realizada para determinar se eles representam riscos para o projeto. Mesmo pequenas mudanças podem ter um efeito dominó no projeto e introduzir riscos logísticos, financeiros ou de segurança.

Mudança Organizacional

A mudança organizacional pode ser gerenciada através do uso do gerenciamento de mudanças. O gerenciamento de mudanças é usado com mais frequência para gerenciar os seguintes tipos de mudanças organizacionais:

Transformacional

A mudança transformacional é uma alteração radical e fundamental da cultura e funcionamento de uma organização; tais mudanças não resultam necessariamente em resultados conhecidos. Por exemplo, uma empresa pode perseguir produtos ou mercados totalmente diferentes.

Desenvolvimento E Mudança

Mudança organizacional é qualquer alteração nos processos ou procedimentos de uma empresa.

Transicional

A mudança pode ocorrer como resultado do afastamento de uma organização de seu estado atual e para um novo estado a fim de resolver um problema, como a implementação de uma fusão ou aquisição ou a automatização de uma tarefa ou processo.

Benefícios Da Gestão De Mudança

Uma abordagem estruturada para o gerenciamento de mudanças ajuda as organizações a reduzir as interrupções, cortar custos e acelerar a implementação. Também melhora as habilidades de liderança, impulsiona a inovação e melhora o moral.

Modelos Da Gestão De Mudança

Os modelos de melhores práticas fornecem aos gerentes princípios orientadores e os ajudam a alinhar o escopo das mudanças propostas com as ferramentas digitais e não-digitais disponíveis. Alguns deles são:

ADKAR

O modelo ADKAR, criado pelo fundador da Prosci, Jeff Hiatt, consiste em cinco etapas:

1. Awareness para a necessidade de mudança;
2. Desire de participar e apoiar a mudança;
3. Knowledge sobre como mudar.
4. Ability de implementar as habilidades e comportamentos desejados; e
5. Reinforcement para sustentar a mudança.

8 Passos de Kotter

O modelo do Professor da Harvard, John Kotter, são:

1. Criar um senso de urgência.
2. Construir uma coalizão orientadora.
3. Formar uma visão estratégica e iniciativas.
4. Alistar um exército de voluntários.
5. Habilitar a ação removendo barreiras.
6. Gerar vitórias a curto prazo.
7. Sustentar a aceleração.
8. Mudança institucional.

7 Pontos McKinsey

Os consultores empresariais Robert H. Waterman Jr. e Tom Peters desenvolveram um modelo para analisar sete fatores que afetam a mudança:

1. valores compartilhados
2. estratégia
3. estrutura
4. sistemas
5. estilo
6. pessoal
7. habilidades

Desafios De Implementar A Gestão De Mudança

As empresas podem enfrentar desafios assustadores quando implementam programas de gerenciamento de mudanças. Além de uma compreensão completa da cultura da empresa, a gestão da mudança requer uma contabilidade precisa dos sistemas, aplicações e funcionários a serem afetados pela mudança. Entre eles estão:

• Recursos Disponíveis: Implementar mudanças é um desafio para uma organização porque requer a gestão dos ativos e recursos físicos, financeiros, humanos, informativos e intangíveis que contribuem para o plano estratégico de uma organização.
• Resistência: Quando uma mudança na estrutura organizacional é anunciada, os executivos e funcionários mais afetados podem resistir a ela. Eles podem ter que assumir trabalho extra ou aprender novas habilidades, o que pode resultar em resistência contínua. A transparência, o treinamento, o planejamento e a paciência podem ajudar a sufocar a resistência e melhorar a moral geral.
• Comunicação: As empresas frequentemente não comunicam as iniciativas de mudança de uma maneira que informe adequadamente os funcionários. A comunicação relacionada à mudança requer um número adequado de mensagens, o envolvimento de participantes suficientes e múltiplos canais para a comunicação de mensagens.
• Novas Tecnologias: As novas tecnologias podem interromper o fluxo de trabalho de um funcionário, às vezes exigindo que o trabalhador mude a forma como ele ou ela realiza um trabalho. As organizações podem melhorar a adoção de novas tecnologias criando uma rede de aprendizes precoces que servem como campeões da nova tecnologia e tentam persuadir os colegas a tentar.

Conclusão

A chave para uma gestão de mudança bem-sucedida é a interação de todos os aspectos de uma organização, incluindo líderes, colaboradores individuais e ferramentas. Já se foram os dias dos planos de cinco anos; a velocidade atual dos negócios exige uma organização ágil que pode mudar com frequência que doze a dezoito meses. Ter um processo abrangente e completo de gerenciamento de mudanças é a única maneira de as empresas poderem sobreviver – e prosperar.